内容証明について

内容証明は、いつ・誰から・誰に・どんな内容の文書を出したのかについて郵便局が証明するものです。通常の書留では相手側が受け取ったことを確認できても、その内容までは証明できません。
重要な手紙や、のちに手紙を出したことの証明が必要となりそうな場合は、内容証明にするのが適しています。

内容証明のしくみ

内容証明では同じ文の手紙が3通必要になります。また文字数や行数、使用文字、記号、訂正方法などにも規定があり、手紙文以外の書類や写真などを同封することはできません。

取り扱い郵便局
内容証明は、郵便の集配をする集配郵便局、または郵便事業株式会社が指定する郵便局で取り扱います。規定どおりに書かれているかの確認をはじめ複雑な手続きがあるため、こうした業務が可能な郵便局に限られています。
内容証明の手続き
郵便局の窓口に手紙3通と封筒1つを出し、規定どおりに書かれているかチェックを受けます。
問題ないことが確認されると、1通を郵便局で保管し、1通を差出人に返します。そして残りの1通を封筒に入れて相手に発送します。この時に発行される受領証は大切に保管します。
また、いつ相手に配達されたかを郵便局に証明してもらうため配達証明を依頼することが必要です。
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内容証明が必要な場合

内容証明はあくまでもどんな内容の手紙を、いつ相手に出したのかを証明するものであって、決して強制力のあるものではありません。そのため、すべてのケースに有効というわけではありませんので注意が必要です。

内容証明が必要な場合の例

内容証明が必要な場合には以下のようなものがあります。
自分の意思をいつ相手に知らせたかが重要視される場合では、内容証明による意思表示が有効とされています。このとき、あわせて配達証明を依頼することも必要です。

契約解除
契約の解除は相手にその意思を伝えればよいことになっています。
しかし、口頭や手紙では証拠が残らないため、後日になって言った言わないのトラブルになりかねません。
契約の解除のような重要な意思伝達には内容証明を使用します。
債権回収
債権回収は相手と直接交渉することが大切ですが、相手が交渉に応じない場合もあります。裁判上の手続きは費用も時間もかかりますが、費用がかからず、心理的影響から相手が支払いに応じることも期待できるため、最初の手段として内容証明を使用します。
債権譲渡の通知
債権譲渡とは例えば、AがBに対して持っている債権(取り立てる権利)をCに譲ることですが、このとき、AはそのことをBに通知しなければなりません。これだけなら問題ないですが、もし、Aが翌日Dにも債権を譲っていたら、CとDで債権の取り合いになります。一方BにはAからの通知が2通も届いていて、どちらに返済すればよいかわかりません。
こうした二重譲渡の場合、民法では確定日付のある証書で通知しなければ、第三者に対抗できないとしています。この確定日付のある証書が内容証明のことなのです。
この場合、もしCへ譲ったという通知が普通郵便、Dに譲ったという通知が内容証明だった場合、普通郵便のCは対抗することができず、債権はDのものになります。たとえCが先に債権譲渡されていても、あとから譲渡されたDが権利を取得することもあるのです。
時効の中断
売掛金をはじめとした債権は一定期間で時効となり、請求できなくなってしまいます。こうした時効を中断させるためには、訴訟など裁判上の請求が確実ですが、請求書を送るなどの裁判外の請求でも可能です。しかし、その場合は6ヵ月以内に裁判上の請求や差し押さえなどをしなければ時効は中断しません。
裁判上の請求をするときに6ヵ月以内であることを証明するため、裁判外の請求には内容証明を使用します。

内容証明を出さない方がいいとき

内容証明は相手に心理的な影響を与えます。こちらの言い分が正しくても相手はケンカを売られたように感じます。今後も親しく付き合っていきたい相手には内容証明を出さず、話し合いで解決するようにしましょう。また、相手が誠意を見せている場合も引き続き交渉をしたほうが無難です。

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